Le syndic
Le syndic de copropriété est la personne physique ou morale chargée de représenter le syndicat des copropriétaires et chargé d’administrer les parties communes d’une copropriété. Le syndic est désigné par l’assemblée générale des copropriétaires, il peut être professionnel ou bénévole.
Dans cet espace découvrez ce qu’il faut savoir sur un syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole et ainsi que sur la gestion de syndic.
Syndic de copropriété
Le syndic est chargé d’assurer la gestion de la copropriété. Ses missions sont définies par la loi et le règlement de la copropriété. Il s’agit généralement d’une entreprise ou d’un professionnel dont la profession est règlementée par la loi Hoguet.
Le syndic est un acteur clé au sein d’une copropriété. Il gère au quotidien l’immeuble et exécute les décisions prises par les copropriétaires. Bien souvent, pour des raisons pratiques, les copropriétaires font appel à un syndic professionnel doté de compétences pointues et d’outils performants pour gérer au mieux la copropriété.
Conditions pour être un syndic professionnel
Toute personne physique ou morale peut exercer l’activité de syndic professionnel. Les syndics professionnels sont soumis à la loi Hoguet et doivent impérativement être titulaires de la carte professionnelle “ Syndic de copropriété ”. Pour cela, il faut :
- Justifier d’aptitudes professionnelles
- Bénéficier d’une assurance professionnelle
- Avoir une garantie financière suffisante
- Ne pas souffrir d’interdictions ou d’incapacités telles que des condamnations pour crime, recel, faillite personnelles etc. ou encore l’interdiction d’exercer une profession réglementée.
- Si le syndic professionnel ne possède pas la carte professionnelle, il faut considérer que la copropriété est dépourvue de tout syndic régulier.
Les missions d’un syndic professionnel
Le syndic professionnel assure les actes de gestion courante de la copropriété se divisant en 2 catégories :
- La gestion administrative consiste à mettre à jour les données administratives de chaque copropriétaire (indication de leurs lots, état civil, domicile, etc.), détenir les archives et les procès-verbaux, tenir le carnet d’entretien de l’immeuble permettant de retracer l’historique des travaux réalisés dans la copropriété, immatriculer le syndicat au registre des copropriétés, convoquer l’assemblée générale, tenir à disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges de copropriété, recruter et congédier le personnel de la copropriété. Il doit également mettre à jour chaque année une fiche synthétique de la copropriété.
- La gestion financière et comptable du syndic consiste à établir le budget de la copropriété en collaboration avec le conseil syndical et tenir une comptabilité séparée pour chaque copropriété. Les pièces justificatives doivent être des originaux et conservées pendant 10 ans sauf dispositions contraires. Ils sont également soumis à la législation relative à la lutte contre le blanchiment.
Rémunération du syndic
Les honoraires du syndic doivent respecter un cadre strict. Ils sont fixés par l’assemblée à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité de l’article 25) ou le cas échant à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés (majorité de l’article 24). La rémunération du syndic comprend les honoraires forfaitaires pour la gestion courante de l’immeuble et les honoraires spécifiques réglementés qui peuvent être facturés en supplément, en dehors du forfait pour des prestations particulières.
Conseil, bien étudier le contrat vous liant au syndic
Le contrat vous liant avec le syndic professionnel est un document important qui mérite toute l’attention des copropriétaires. Avant de choisir quel syndic prendre, il faut étudier les différents projets qui sont envoyés. La loi ALUR a instauré un contrat type permettant de comparer plus facilement les offres des différents syndics, c’est un contrat « tout sauf ». Le décret du 26 mars 2015 a publié une liste non limitative des prestations incluses dans le forfait et une liste limitative des prestations particulières pouvant donner lieu au versement d’une rémunération spécifique complémentaire. C’est le cas, par exemple, des prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires, ou de la gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres (déplacements sur les lieux, suivi du dossier auprès de l’assureur etc.).
Pour fixer le bon prix, les syndics se basent généralement sur le nombre de lots ainsi que sur certaines caractéristiques comme la situation géographique, la complexité de la copropriété etc.
Qu’est-ce que le quitus de copropriété ?
Notion de « quitus »
Absent du Code civil comme de la loi du 10 juillet 1965, le quitus est pourtant un acte à ne pas négliger. Le quitus de copropriété est une décision importante pour les copropriétaires d’un immeuble. En effet, via cet acte, les copropriétaires sont amenés à approuver la gestion du syndic de copropriété. Cette décision a des conséquences juridiques lourdes car donner quitus au syndic entraîne la ratification de tous les actes du syndic de copropriété.
Donner quitus au syndic de copropriété
Pour obtenir « quitus », le syndic expose à l’assemblée générale des copropriétaires un véritable rapport sur sa gestion. L’assemblée passe ensuite au vote à la majorité simple de l’article 24 pour donner ou non son acceptation. Cette ratification porte sur les pouvoirs donnés au syndic Art.18 de la loi de 1965, et même sur ceux excédant ses pouvoirs. Les copropriétaires ne sont pas obligés de voter le quitus, seule l’approbation des comptes est obligatoire Art. 1993 du Code Civil, Décret n°2004 – 479 du 27 mai 2004, qui a modifié l’Art. 11 du décret du 17 mars 1967.
Si le quitus peut être donné sans réserve, c’est-à-dire que le syndic est déchargé de toute responsabilité dans sa gestion de la copropriété, il peut également être accordé « avec réserve ». Les copropriétaires peuvent en effet mentionner des points sur lesquels ils sont en désaccords avec le syndic et ainsi se protéger.
Le refus du quitus peut symboliser un vote de défiance mais ne vaut pas révocation du syndic. Les copropriétaires qui souhaitent révoquer leur syndic doivent le faire par un vote Art. 25 de loi de 1965.
Les effets du quitus
Une fois voté, le quitus vaut acceptation de tous les actes dont l’assemblée générale a eu connaissance et décharge le syndic de sa responsabilité civile envers le syndicat. Lorsque le quitus est valable, cette exonération vaut pour l’ensemble de ses actes sur la période donnée CA d’Aix-en-Provence, 1re ch., du 10-5-2006 : entretien, recouvrement d’impayés, travaux… Pour être valable, le quitus doit avoir été donné en toute connaissance de cause par l’assemblée générale. Pour cela, le syndic doit avoir donné une information réelle et complète aux copropriétaires Cass.3e civ. 23-6-1999, n°97-17.085. Dans ce cas, c’est au juge d’apprécier souverainement si le syndic a apporté ou non une information loyale et complète à l’assemblée générale.
Comment fonctionne une copropriété sans syndic ?
Une copropriété peut se retrouver sans syndic pour différentes raisons. La loi de 65 confirmée par la loi ALUR est très claire : « nulle copropriété ne peut être dépourvue de syndic ». On comprend bien pourquoi ! Sans syndic, il est impossible d’entretenir l’immeuble et ses parties communes. Plusieurs solutions existent.
Syndic obligatoire
Une copropriété peut se retrouver dépourvue de syndic. C’est le cas si le syndic quitte ses fonctions en plein milieu de son mandat ou s’il est révoqué par l’assemblée générale. Cette situation peut également se présenter si le mandat du syndic arrive à expiration sans qu’une assemblée générale ait été convoquée pour le réélire ou désigner un nouveau syndic. Si la désignation d’un syndic est obligatoire, les copropriétaires ont le choix du type de syndic. Ainsi, ils peuvent opter pour un syndic bénévole, professionnel ou en ligne. En attendant qu’un syndic soit désigné, tout intéressé peut saisir le juge du tribunal de grande instance via une requête présentée par un avocat. Un administrateur provisoire est alors choisi sur une liste et aura la charge d’administrer la copropriété en attendant la désignation d’un nouveau syndic. Si la nouvelle assemblée générale ne parvient toujours pas à nommer un syndic, un syndic judiciaire est nommé.
Le syndic non professionnel
Les copropriétaires trop souvent déçus par les syndics professionnels optent pour un syndic non professionnel appelé souvent syndic bénévole. La loi permet à n’importe quel copropriétaire d’être élu syndic de son immeuble. Cette solution peut être bénéfique car elle permet une meilleure gestion globale de la copropriété et aussi de faire des économies. En effet, un syndic bénévole peut choisir ou non d’être rémunéré, quoi qu’il en soit sa rémunération est souvent inférieure à celle d’un syndic professionnel. Le choix d’un syndic bénévole ne dépend en aucun cas de la taille de la copropriété mais dans les faits, ce type de syndic se retrouve dans les petites copropriétés. Il est recommandé de bien connaître les textes légaux ainsi que les nombreuses règles de gestion et de comptabilité et surtout d’être disponible. Des associations spécialisées existent pour aider les syndics non professionnels, mais attention, en aucun cas elles ne feront le travail à la place des autres ! Le syndic non professionnel bénéficie d’une réglementation souple contrairement à celle imposée aux syndics professionnels.
Le syndic professionnel
Les syndics professionnels jouissent d’une grande expertise et sont de taille variable. Cette activité peut être exercée par toute personne physique ou morale. Ils détiennent une carte professionnelle de syndic de copropriété, délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie. Pour obtenir cette carte, le professionnel doit justifier de ses aptitudes professionnelles, d’une assurance ainsi que d’une garantie financière. Le coût moyen des honoraires se situe en général entre 148 € et 500 € par lot et par an.
Le syndic sur l’ Internet
Les syndics en ligne coûtent peu chers et assurent à distance la gestion administrative de l’immeuble. Pour les tâches opérationnelles de la copropriété, c’est au conseil syndical d’agir. Les conseillers syndicaux assurent par exemple le suivi des travaux, tiennent les AG etc.
Le syndic coopératif (plus rare)
Ce type de syndic est rarement présent au sein des copropriétés. L’article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 y fait référence : « Dans le cas où l’administration de la copropriété est confiée à un syndicat coopératif, la constitution d’un conseil syndical est obligatoire et le syndic est élu par les membres de ce conseil et choisi parmi ceux-ci. Il exerce de plein droit les fonctions de président du conseil syndical. En outre, le conseil syndical peut élire, dans les mêmes conditions, un vice-président qui supplée le syndic en cas d’empêchement de celui-ci. » La bonne entente doit régner au sein des copropriétés concernées car c’est un système qui demande un énorme investissement de la part des copropriétaires. La cohésion de la copropriété apparaît comme une condition impérative pour que fonctionne un système qui demande un réel investissement de la part des copropriétaires. Il faut donc choisir la bonne personne, c’est-à-dire un copropriétaire investi, ayant des valeurs communes aux autres copropriétaires.
Quelle est la composition d’un syndic de copropriété?
Toute copropriété doit avoir un syndic pour l’administrer. Ce syndic peut être professionnel ou non professionnel, on parle souvent dans ce cas de « syndic bénévole ». Elu par l’assemblée générale, il n’est ni un salarié de la copropriété ni un prestataire de services. C’est le mandataire du syndicat des copropriétaires. Syndic professionnel ou non professionnel, comment choisir ?
Les syndics non professionnels, Des économies appréciables à la clé
Les petites copropriétés ne rencontrant pas de problème particulier peuvent opter pour un syndic dit « bénévole ». Un copropriétaire doit alors être désigné comme syndic, Loi 65-557 du 10-7-1965 art.17-2. Le syndic doit maîtriser parfaitement ce qui concerne son immeuble et non toute la législation contrairement à un syndic professionnel. Le syndic peut aussi compter sur l’aide d’associations spécialisées. Le syndic bénévole peut demander à se voir attribuer une rémunération car gérer un immeuble est une tâche lourde et chronophage. Il devient alors un syndic non professionnel. Le montant de sa rémunération varie en fonction de la taille de la copropriété et de ses spécificités. La rémunération peut consister en un forfait annuel, Décret n°2015-342 du 26 mars 2015, art. 8. Cette rémunération est imposable à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices non commerciaux et est soumise au versement de cotisations sociales.
Trouver le bon profil de votre syndic
Même si le syndic bénévole ou non professionnel n’est soumis à aucune formation spécifique, il faudra qu’il se révèle être une personne à jour sur la législation, à l’aise avec la comptabilité, et ayant beaucoup de temps à consacrer à la tâche. L’idéal étant un copropriétaire ayant déjà une expérience solide en tant que conseiller syndical. Il est d’usage de faire une année test afin de jauger les compétences du copropriétaire choisi et de voir si un syndic bénévole ou non professionnel peut ou non correspondre à la copropriété.
La gestion coopérative
Le syndic coopératif repose sur une participation active des copropriétaires et peut se révéler moins onéreux. L’assemblée générale élit les membres du conseil syndical comme dans n’importe quel syndicat de copropriétaires. Puis, ce conseil se réunit pour élire le syndic. Cette personne sera le Président du conseil syndical. Il est fréquent de parler de « président-syndic ». Il a les mêmes droits et devoirs qu’un syndic bénévole. Si le président-syndic ne peut pas exercer ses fonctions, le conseil syndical peut se réunir à l’initiative du président ou du vice-président et choisir parmi les conseillers syndicaux le nouveau président-syndic.
Syndics professionnels
Quel type de syndic professionnel privilégier ?
Pour trouver le cabinet de syndic adapté à la copropriété, il faut analyser quelles sont les caractéristiques de l’immeuble, les capacités du conseil syndical et les attentes des copropriétaires.
Les grands syndics ont de nombreux atouts. Ils peuvent répondre aux exigences spécifiques imposées par les grandes copropriétés. Ils disposent de nombreuses ressources en interne notamment en termes de moyens techniques et de personnel pour gérer la comptabilité, les contentieux, etc.
Les petits syndics sont en général plus souples et peuvent gérer des immeubles importants s’ils disposent d’outils informatiques adaptés et de suffisamment de collaborateurs.
Avant de choisir, il est préférable d’avoir listé les attentes spécifiques de la copropriété pour sélectionner les candidats les plus adaptés aux besoins. Puis de rencontrer les professionnels retenus, se rendre dans leurs locaux. Il est indispensable que le syndic présélectionné vienne visiter la copropriété afin d’évaluer au mieux ce qu’il devra mettre en place et proposé un devis adapté
La mise en concurrence
L’obligation de mettre en concurrence les différents syndics a été introduite par la loi ALUR dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et a complété par la loi MACRON du 6 août 2015.
« Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l’inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen des projets de contrat de syndic qu’ils communiquent à cet effet. »
Cette mise en concurrence peut également permettre de renégocier avec le syndic en place certains points du contrat en prenant appui sur les propositions faites par ses confrères.
Syndic professionnel ou non-professionnel : Contrat type
Depuis le 1 juillet 2015, les contrats de syndics doivent être conformes à un modèle type de contrat de syndic. Ce contrat type détermine une liste non limitative de prestations obligatoirement incluses dans le forfait de base et une liste limitative de prestations particulières pouvant donner lieu à une rémunération spéciale. Ce contrat est valable pour tous les syndics, qu’ils soient professionnels ou non professionnels.
Quelques exemples de prestations prévues dans l’Annexe 2 du décret du 26 mars 2015 :
Cette liste peut être révisée tous les 2 ans par le ministre du logement et le Conseil national de la transaction et de la gestion immobilière.
Comment changer de syndic ?
Sauf révocation fondée sur un motif légitime, Article 3 du Contrat type de Syndic issu du décret 2015-342 du 26-3-2015. Le changement de syndic est possible à l’échéance de son mandat. Le changement de syndic doit être décidé lors de l’assemblée générale des copropriétaires. Voici la procédure idéale pour éviter que la copropriété ne se retrouve sans syndic.
Mise en concurrence des syndics
Avant d’informer le syndic en place d’un éventuel changement, le conseil syndical doit effectuer un travail permettant de mettre en concurrence différents syndics en fonction des caractéristiques de la copropriété. Les copropriétaires peuvent aussi constituer une commission ad hoc pour établir un descriptif précis de la copropriété et sélectionner les candidats. Il faut retenir le meilleur candidat, celui qui répondra au mieux aux besoins spécifiques de la copropriété et en assurera une meilleure gestion. Le conseil syndical devra ensuite en informer le syndic en place et les copropriétaires en rédigeant une note afin de leur faire part du projet et de ses motivations. C’est une bonne manière de prendre la température et de vérifier si une majorité se dégage ou non. Pour que l’assemblée générale puisse se prononcer sur le changement de syndic, il faut demander l’inscription à l’ordre du jour d’un contrat de syndic concurrent. Cette demande doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, et être accompagnée de la proposition de contrat retenue.
NB : si la copropriété est dotée d’un conseil syndical, la mise en concurrence de différents contrats de syndic est obligatoire tous les 3 ans et doit être réalisée par le conseil syndical, Loi ALUR dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et loi MACRON du 6 août 2015.
Les démarches du syndic en place
Le conseil syndical doit s’assurer que le syndic en place convoque l’assemblée générale avant l’expiration de son mandat. Le syndic doit également inscrire à l’ordre du jour deux résolutions portant sur le renouvellement de son mandat d’une part, et à défaut sur la nomination d’un des syndics pressentis et l’approbation de son contrat d’autre part. Il faut ensuite qu’il consulte le conseil syndical sur l’ensemble des contrats de syndic avant leur examen en assemblée générale. Le syndic doit ensuite envoyer dans les délais légaux à tous les copropriétaires, la convocation à l’assemblée générale. Seront par ailleurs joints les projets de contrats des syndics sélectionnés.
L’élection du syndic
C’est à l’assemblée générale d’élire le syndic de copropriété. Les copropriétaires comparent les différents projets de contrats avant le vote. Le syndic est élu à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965, c’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat. Un second vote peut avoir lieu si la majorité absolue n’est pas atteinte mais que le projet regroupe un tiers des voix de tous les copropriétaires. L’assemblée générale peut procéder à un nouveau vote à la majorité simple de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 soit en séance, soit au cours d’une nouvelle assemblée qui devra être convoquée dans les trois (3) mois. Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 25-1
Il est vivement conseillé aux copropriétaires d’anticiper un changement de syndic afin d’éviter une situation dans laquelle aucune majorité ne se dégagerait et qui pourrait aboutir à la mise sous administration provisoire de la copropriété pour carence de syndic.
Organiser le passage d’un syndic à un autre
L’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives de la copropriété. La transmission des documents et archives doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces, signé par le syndic sortant et le nouveau syndic dont une copie doit être remise au conseil syndical, Décret 67-223 du 17-2-1967 art.33-1. Afin que la passation de pouvoir ne conduise pas une interruption de service, le nouveau syndic doit agir rapidement pour se voir remettre les documents et fonds nécessaires à la gestion de l’immeuble. L’ancien syndic aura tout intérêt à transmettre les éléments, car à défaut, il s’expose à une condamnation judiciaire avec une astreinte ainsi qu’à devoir payer des intérêts de retard et des dommages et intérêts, Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 18-2. Le syndic n’a pas besoin d’une autorisation de l’assemblée générale pour agir en restitution contre le syndic précédent, Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 25-1. Le conseil syndical peut se charger du suivi de la passation, pour s’assurer que tous les éléments sont bien transmis.
Gestion de syndic
Le syndic est la personne physique ou morale en charge de gérer l’immeuble en copropriété. Il paie les factures, tient la comptabilité, prépare et convoque l’assemblée générale des copropriétaires. Il surveille les travaux, fait respecter le règlement de copropriété et assure la gestion du personnel de l’immeuble.
Syndics bénévoles
Afin d’assurer le bon fonctionnement et la gestion de la copropriété il est nécessaire de désigner un syndic. Personne morale ou physique le syndic est généralement un professionnel ; toutefois, certaines petites copropriétés font le choix de désigner un syndic non professionnel. On parle alors dans le langage courant de syndic bénévole.
La définition du syndic bénévole :
La copropriété peut choisir de recourir à un copropriétaire de l’immeuble pour assurer la gestion courante de l’immeuble. On parle dès lors d’un syndic non professionnel communément appelé « syndic bénévole ».
Quels sont les devoirs du syndic bénévole ?
Seul un propriétaire d’un lot dans l’immeuble peut être désigné syndic bénévole. Le syndic bénévole est élu en assemblée générale par un vote à la majorité absolue. Il a les mêmes fonctions qu’un syndic professionnel mais il n’est pas soumis à la même réglementation
Avantages et inconvénients du syndic bénévole
Les petites copropriétés font appel généralement à un syndic bénévole pour des raisons économiques. De cette façon, les copropriétaires peuvent s’affranchir du coût que représentent les honoraires du syndic professionnel. Celui- ci représente une baisse significative dans les coûts de gestion de la copropriété mais demande un temps non négligeable.
La création d’un syndic bénévole
Si la désignation d’un syndic de copropriété est obligatoire, certaines copropriétés peuvent faire le choix de recourir à un syndic bénévole. Dans les faits, comment mettre en place un syndic bénévole de copropriété? Explications.
